Relation client, logistique, gestion des ressources ou encore communication, quand il est question de l’image de marque d’une entreprise, aucun détail ne doit être laissé au hasard. L’organisation d’événements demande un savoir faire et une minutie pour garantir le succès de celui-ci.
L’événementiel d’entreprise
Tout au long de son existence et pour assurer sa pérennité, une entreprise doit travailler son image et son relationnel avec toutes ses parties prenantes (employés, clients, partenaires, associés, etc.).
Pour chaque objectif qu’il se fixera, il y aura un type d’événement adapté :
- la conférence pour asseoir son expertise dans un domaine particulier ;
- le séminaire (de team builing ou de motivation) pour informer ou apprendre dans un cadre particulier et renforcer la cohésion et l’esprit de groupe des participants ;
- le salon professionnel pour exposer un savoir faire ou donner de la visibilité à l’entreprise ;
- l’incentive pour motiver ou remercier les collaborateurs ;
- le lancement de produit pour faire connaître du grand public les nouveautés à commercialiser ;
Le marketing événementiel doit donc être intégré à la stratégie de commercialisation d’une entreprise. Pourquoi ? Parce qu’aujourd’hui, il ne suffit plus d’exister pour être vu. Ces actions vous permettront de vendre plus en entrant en contact direct avec vos prospects, renforcer votre image que ce soit sur les réseaux sociaux ou en présentiel ou encore montrer votre reconnaissance aux salariés et les intégrer pleinement à la vie de l’entreprise. Chez Butler Paris vous en saurez plus !
Une organisation précise
Lorsqu’on parle de gestion de projet, il est important de désigner un responsable pour piloter le projet. Il convient alors en tout premier lieu de nommer un chef de projet. Le management de projet événementiel implique de détenir certaines compétences (aisance relationnelle, réactivité, force de proposition) et de s’entourer d’une équipe en charge du projet.
Pour mener à bien cette mission, il faudra suivre les différentes étapes d’un projet à monter:
- Le projet doit correspondre à un objectif répondant à un besoin réel de l’entreprise ;
- Adapter l’événement au public visé (suivant les différents types d’événements cités plus haut) ;
- Définir un budget à allouer pour cet événement ;
- Rechercher les différents prestataires (lieu, traiteur, animation, hôtesse, etc.) ;
- Mettre en place une stratégie marketing et communication (outils, etc.)
- Gérer les relations presse
Le chef de projet événementiel est le garant du bon déroulement de l’organisation en s’en tenant au planning et au cahier des charges établies. Rigoureux dans son travail, il agit comme un chef d’orchestre pour la logistique et la gestion du travail d’équipe.
Les avantages d’un service de coordination événementielle
Si vous ne disposez pas en interne des compétences nécessaires pour ce projet, vous pouvez faire appel à un coordinateur evenementiel. Diplômé d’une école de communication ou d’une formation supérieur en tant que chef de projet événementiel, ce responsable de projet doit posséder un sens du relationnel et une expérience significative du management de projets.
Agence de communication ou indépendant, à vous de déterminer quel profil est le mieux adapté à votre entreprise.
Ce qu’un coordinateur evenementiel peut vous apporter dans l’organisation de votre événement:
- un sourcing de qualité avec la mise à disposition de son carnet d’adresses ;
- des qualités relationnelles et rédactionnelles pour vous aider dans la gestion de la communication de votre événement par exemple (en tant que community manager de vos réseaux sociaux) ;
- un reporting régulier de l’état d’avancement du projet ;
- une maîtrise du travail et un respect des délais ;
- un esprit créatif et un regard externe qui lui permettront de proposer des concepts et idées innovants ;
- une bonne maîtrise et gestion des imprévus
